Informace o zpracování osobních údajů
Uchovávání osobních údajů
Osobní údaje klienta DD uchovává na originálních písemnostech, kterými jsou :
1. žádost klienta o poskytnutí sociálních služeb,
2. smlouva o poskytování sociálních služeb,
3. účetní a právní doklady,
4. doklady předložené klientem, které odůvodňují jeho žádost,
5. dokumenty obsahující informaci o ustanovení podpůrného opatření, je-li
přiznáno (např. opatrovnictví),
6. dokumenty nebo datové nosiče obsahující kontakt na příbuzné či jinou osobu,
které DD poskytuje informace o klientovi.
Písemnosti jsou uloženy v uzamykatelných skříňkách nebo zásuvkách ve služebních prostorách DD, kam není dovolen přístup klientům a ostatním nepovolaným osobám. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na pracovníky, kteří s písemnostmi nakládají v rámci svých pracovních úkolů. Likvidace účetních dokladů a korespondence probíhá podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu se Spisovým a skartačním řádem DD.
V počítačové databázi, v níž je zabezpečení realizováno na několika úrovních:
Fyzická ochrana
Osobní údaje klientů jsou zaznamenány v elektronických databázích uložených na serveru, který je umístěn v samostatné uzamčené místnosti. Služební počítače, umožňující přístup k osobním údajům, jsou umístěny ve speciálních prostorech (kanceláře, vyhrazené služební prostory), kam není klientům a nepovolaným osobám povolen přístup.
Softwarová ochrana
Vstup do programu, v němž jsou osobní údaje zpracovávány, je zabezpečen heslem. Možnost zpracování osobních údajů je tím vyhrazena pouze pro pracovníky DD s omezenými přístupovými právy dle agendy, kterou příslušný pracovník zpracovává. Osobní údaje jsou uloženy v databázi, přístup do databáze je chráněn heslem. Zálohovací kopie dat jsou pravidelně pořizovány na externí nosiče a uchovávají stav databáze k určitému datu. Zálohy na externích nosičích jsou šifrovány.
Ostatní zabezpečení
Pracovníci DD i pracovníci externích firem, kteří mají přístup do počítačové sítě z důvodů pravidelné údržby hardwaru a softwaru, jsou poučeni o povinnostech nakládání s osobními údaji klientů DD a jsou zavázáni k mlčenlivosti ( viz. § 100 zákona o sociálních službách č.108/2006 Sb.) o těchto údajích. Pracovníci DD jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny jejich vedoucími pracovníky, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními příslušných vnitřních směrnic a předpisů. Pracovníci DD jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů klientů, a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům klientů DD.
Informace o zpracování osobních údajů
Uchovávání osobních údajů
Osobní údaje klienta DD uchovává na originálních písemnostech, kterými jsou :
- žádost klienta o poskytnutí sociálních služeb,
2. smlouva o poskytování sociálních služeb,
3. účetní a právní doklady,
4. doklady předložené klientem, které odůvodňují jeho žádost,
5. dokumenty obsahující informaci o ustanovení podpůrného opatření, je-li
přiznáno (např. opatrovnictví),
6. dokumenty nebo datové nosiče obsahující kontakt na příbuzné či jinou osobu,
které DD poskytuje informace o klientovi.
Písemnosti jsou uloženy v uzamykatelných skříňkách nebo zásuvkách ve služebních prostorách DD, kam není dovolen přístup klientům a ostatním nepovolaným osobám. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na pracovníky, kteří s písemnostmi nakládají v rámci svých pracovních úkolů. Likvidace účetních dokladů a korespondence probíhá podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu se Spisovým a skartačním řádem DD.
V počítačové databázi, v níž je zabezpečení realizováno na několika úrovních:
Fyzická ochrana
Osobní údaje klientů jsou zaznamenány v elektronických databázích uložených na serveru, který je umístěn v samostatné uzamčené místnosti. Služební počítače, umožňující přístup k osobním údajům, jsou umístěny ve speciálních prostorech (kanceláře, vyhrazené služební prostory), kam není klientům a nepovolaným osobám povolen přístup.
Softwarová ochrana
Vstup do programu, v němž jsou osobní údaje zpracovávány, je zabezpečen heslem. Možnost zpracování osobních údajů je tím vyhrazena pouze pro pracovníky DD s omezenými přístupovými právy dle agendy, kterou příslušný pracovník zpracovává. Osobní údaje jsou uloženy v databázi, přístup do databáze je chráněn heslem. Zálohovací kopie dat jsou pravidelně pořizovány na externí nosiče a uchovávají stav databáze k určitému datu. Zálohy na externích nosičích jsou šifrovány.
Ostatní zabezpečení
Pracovníci DD i pracovníci externích firem, kteří mají přístup do počítačové sítě z důvodů pravidelné údržby hardwaru a softwaru, jsou poučeni o povinnostech nakládání s osobními údaji klientů DD a jsou zavázáni k mlčenlivosti ( viz. § 100 zákona o sociálních službách č.108/2006 Sb.) o těchto údajích. Pracovníci DD jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny jejich vedoucími pracovníky, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními příslušných vnitřních směrnic a předpisů. Pracovníci DD jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů klientů, a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům klientů DD.
Doba zpracování osobních údajů a jejich likvidace
- DD zpracovává osobní údaje klientů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku,
kdy klient předá DD písemnou žádost o poskytnutí sociálních služeb,
po dobu dle vnitřních předpisů DD.
2. Osobní údaje klienta zaznamenané v listinné podobě likviduje DD skartací
těchto listin. Pro skartaci se uplatní zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a
spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, Spisový a
skartační řád DD a další právní předpisy.
3. Osobní údaje klienta zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány
vymazáním základních a dalších (nepovinných) údajů.
4. Při likvidaci účetních údajů postupuje DD podle zákona č. 563/1991 Sb., o
účetnictví.
5. Likvidace osobních údajů na základě žádosti klienta proběhne do 30 dnů od
převzetí písemné žádosti. Podmínkou je, že je ukončen smluvní vztah klienta a
DD a klient nemá vůči DD žádný dluh.
6. Osobní údaje klientů, které jsou zaznamenány v listinné podobě, jsou vyřazeny
do spisovny po ukončení platnosti nebo vyřízení a likvidovány dle Spisového a
skartačního řádu DD. DD předává osobní údaje třetím osobám pouze tehdy,
jestliže o to požádá klient ve vztahu ke svým údajům, jestliže tak stanoví právní
předpis nebo v případě ochrany práv DD vůči dlužníkovi.
