Informace o zpracování osobních údajů

Pobytové zařízení sociálních služeb pro seniory Domov důchodců Náchod, příspěvková organizace Královéhradeckého kraje, IČO: 71193987, se sídlem Bartoňova 903, 547 01 Náchod, zapsané v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl Pr, vložka 844 ,(dále jen „DD“), jakožto správce osobních údajů, si tímto dokumentem informuje zájemce o službu, žadatele, klienty sociální služby a další fyzické osoby jako jsou zaměstnanci, dobrovolníci, dárci a obchodní partneři (dále také jen „ subjekty údajů“) o způsobu a rozsahu zpracování jejich osobních údajů ze strany DD, včetně rozsahu práv subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů DD.

DD zpracovává osobní a „citlivé“ údaje zvláštní kategorie v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. V souvislosti s analýzou zpracování osobních dat DD byl v prosinci 2017 proveden nezávislý audit GDPR firmou BDO Advisory, s. r. o. (viz přiložený certifikát).

Funkce pověřence pro ochranu osobních údajů není u DD v souladu s výkladem znění nařízení EU 2016/679 jako u příspěvkové organizace zřízena. Funkci zastává ředitel organizace: Bc. Václav Voltr, kterého můžete kontaktovat na adrese: Domov důchodců Náchod , Bartoňova 903, 547 01 Náchod, telefonicky na tel. čísle: 491 401 400 nebo e-mailem:voltr.v@ddnachod.cz

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě („subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracováním je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako jsou shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

DD shromažďuje a zpracovává osobní údaje pouze v souladu se stanovenými účely, a to především v rámci plnění hlavního předmětu činnosti organizace, plnění uzavřených smluv, identifikaci smluvních stran, právních titulů, zpracování personální agendy, oprávněného zájmu, souhlasu fyzické osoby a z důvodů plnění svých dalších právních povinností vyplývajících z právního statutu příspěvkové organizace poskytující pobytové sociální služby. Osobní údaje fyzických osob jsou v DD zpracovávány v nezbytně nutném rozsahu, po dobu nezbytnou pro naplnění výše stanovených účelů..

Účel a právní titul pro zpracování osobních údajů klientů DD

1) Zajištění a poskytnutí sociální služby

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro jednání o uzavření nebo
změně smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a pro následné plnění takové smlouvy

DD shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – jméno , příjmení, datum narození, adresa, rodné číslo, informace o svéprávnosti. Sdělení těchto osobních údajů subjektem údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu smlouvy o poskytnutí sociální služby, přičemž zde poskytnutí osobních údajů slouží primárně k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů. DD dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – místo narození, rodinný stav, informace o přiznání mimořádných výhod, číslo vkladní knížky a zůstatek, číslo bankovního účtu, číslo občanského průkazu, kontakt na kontaktní osoby a zákonné zástupce. Sdělení osobních údajů subjektem údajů je zde dobrovolné, v rozsahu odpovídajícímu individuálnímu plánu klienta sociální služby a nemá vliv na uzavření smlouvy o poskytnutí sociální služby.

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro dodržení právní povinnosti DD

DD dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – státní občanství, částka důchodu, jiný příjem, údaje o přiznaných dávkách, rodné číslo, zdravotní pojišťovna a zdravotní stav, a to pro účely plnění zákonem stanovených povinností (§ 4, § 36, § 71, § 73 odst. 3 a 4, § 91 odst. 4 zákona č. 108/2006 Sb. , o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů).

Zpracování „citlivých“ údajů zvláštní kategorie je nezbytné pro účely poskytování zdravotní nebo sociální péče

DD dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – údaje o kompenzačních pomůckách, o podávaných lécích, případně Barthelův index, test kognitivních funkcí apod. V případě zpracování osobních údajů ve zdravotní dokumentaci klienta je správcem údajů subjektu jeho ošetřující lékař a DD je pouze zpracovatelem těchto osobních údajů v rámci platné legislativy ministerstva zdravotnictví.

2) Oprávněný zájem klienta

DD na základě svých oprávněných zájmů eviduje a zpracovává další nezbytné osobní údaje žadatele/klienta:
– platné kontakty na rodinné příslušníky nebo osoby blízké,
– údaje související s provedením sociálního šetření před nástupem do DD a po jeho nástupu, např. rodinnou historii, dosažené vzdělání, zaměstnání, zájmy a záliby, náboženskou příslušnost apod. jako základ pro individuální plánování a zlepšování poskytované služby. Poskytnutí těchto údajů klienta/žadatele není povinné.

3.) Zveřejňování fotografií, videozáznamů a zveřejnění jména
  na informačních tabulích

Souhlas se zpracováním osobních údajů

DD dále shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu –
fotografie, videa, zvukové záznamy a informace z biografie klienta sociální
služby, a to pouze na základě souhlasu uděleného ke zpracování
osobních údajů. Pouze také se souhlasem klienta je zveřejněno jeho jméno, příjmení a číslo
pokoje na informačních tabulích v budově DD a vedle dveří pokoje. Dále je pouze se souhlasem klienta uvedeno jeho jméno a příjmení, věk a číslo pokoje na narozeninovém seznamu klientů v příslušném měsíci, který bude vyvěšen
na interních nástěnkách DD.
Udělený souhlas může klient jako subjekt údajů kdykoliv odvolat, a to osobně na výše uvedené adrese DD nebo v listinné formě oznámením doručeným prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

Zpracovatelé a příjemci

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle DD a jeho zaměstnanců zpracovávány také zpracovateli DD a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.
Zpracovateli osobních údajů DD jsou: dodavatelé ekonomických a účetnických firem, dodavatel a podpora hardware a software používaných v rámci poskytování sociálních služeb (Cygnus, operační systémy a kancelářský SW)…
DD informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů. DD dále předává osobní údaje v zákonem stanovených případech subjektům typu: zdravotní pojišťovny, orgány státní moci, ČSSZ, zřizovatel, …

Práva subjektu údajů

Klient jako subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou DD zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím: účel zpracování osobních údajů, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů, doba, po kterou budou osobní údaje uchovávány, zdroje osobních údajů, skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. DD poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně. Za další kopie na žádost subjektu údajů může DD požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace.
Subjekt údajů má dále právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl DD, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

V případě, že se subjekt údajů domnívá, že DD nebo smluvní zpracovatel DD provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt údajů DD požádat o opravu či výmaz (likvidaci) těchto osobních údajů, popřípadě omezení (blokaci) zpracování. Dále může subjekt údajů vznést námitku proti takovému zpracování.

DD vždy bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.

DD dále zpracovává personální agendu svých zaměstnanců, kteří jako subjekt údajů mají identická práva jako klienti/žadatelé služby. DD jako zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnance (jméno, příjmení, akademické tituly, rodné číslo, adresa bydliště, telefonický kontakt, emailová adresa, bankovní spojení, údaje o zdravotní pojišťovně, údaje o rodinných příslušnících dle daňových předpisů, velikosti oblečení) v rozsahu nutném pro splnění smluvních a zákonných povinností zaměstnavatele, a to po dobu vyplývající z právních předpisů, případně po dobu trvání pracovní smlouvy.

Zpracování osobních údajů zaměstnance DD
na základě oprávněných zájmů zaměstnavatele

DD jako zaměstnavatel zpracovává na základě svých oprávněných zájmů osobní údaje zaměstnanců (jméno, příjmení, akademické tituly, pracovní pozice, informace o vzdělání, odborné praxi, pracovních zkušenostech). Dále DD jako zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců jméno a příjmení zveřejněné na informačních tabulích v budově zaměstnavatele a dále e-mailovou adresu a telefonní kontakt zřízený zaměstnavatelem, a to tak, že je zveřejňuje po dobu trvání pracovní smlouvy na svých stránkách:www.ddnachod.cz

Přehled účelů a právních titulů pro zpracování osobních údajů
fyzických osob v Domově důchodců Náchod

Uchovávání osobních údajů

Certifikát o provedení auditu ochrany osobních údaju BDO Advisory

Kontakty a Webové odkazy

Adresa

Domov důchodců Náchod
Bartoňova 903
547 01 Náchod.
email: info@ddnachod.cz